Dokumen ini merupakan Laporan Aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XIV Tahun 2025 yang membahas optimalisasi tata tempat dan checklist kehadiran rapat koordinasi melalui format digital real time pada Subbagian Penyelenggaraan Upacara Sekretariat Jenderal DPR RI. Permasalahan yang diangkat adalah belum adanya format digital terpadu untuk tata tempat dan checklist kehadiran rapat koordinasi secara real time, karena selama ini pengaturan tata tempat dan pencatatan kehadiran masih dilakukan secara manual melalui kertas, arahan lisan, foto pribadi, maupun pesan WhatsApp. Kondisi tersebut menyebabkan informasi mudah tercecer, dokumentasi tidak seragam, staf baru kesulitan mencari referensi, laporan kehadiran tidak terdokumentasi resmi, serta berisiko menimbulkan miskomunikasi, keterlambatan rapat, dan kesalahan penempatan pejabat atau peserta rapat. Penyusun merancang solusi berupa format digital berbasis Google Sheets yang mengintegrasikan layout tata tempat, checklist kehadiran, status hadir/izin/tidak hadir, posisi kursi, rekap arsip digital, serta penyimpanan dokumen melalui Google Drive. Pelaksanaan aktualisasi meliputi identifikasi kebutuhan tata tempat dan daftar hadir, pengumpulan contoh tata tempat serta daftar hadir terdahulu, penyusunan draft format digital di Google Sheets, pembuatan layout visual ruang rapat, konsultasi dan validasi dengan mentor, dokumentasi format digital dalam folder Google Drive, uji coba pada Rapat Koordinasi Persiapan Kunjungan Ketua Parlemen Vietnam, sosialisasi kepada staf Subbagian Penyelenggaraan Upacara, pembagian akses melalui QR Code, evaluasi melalui Google Form, revisi format berdasarkan masukan, serta penetapan format final. Hasil aktualisasi menunjukkan bahwa format digital real time mampu membuat penataan tata tempat dan pencatatan kehadiran menjadi lebih cepat, akurat, transparan, seragam, dan terdokumentasi. Uji coba menunjukkan waktu persiapan denah berkurang dari sekitar 30 menit dengan 2 staf menjadi sekitar 10 menit dengan 1 staf, koreksi tata tempat berkurang dari 2 kali revisi menjadi 0 revisi, data kehadiran tercatat real time melalui Google Sheets, dan dokumentasi tersimpan resmi di Google Drive. Aktualisasi ini mendukung peningkatan efisiensi kerja, akuntabilitas dokumentasi, transfer knowledge kepada staf baru, transformasi digital keprotokolan, serta penerapan nilai BerAKHLAK, Smart ASN, dan Smart Governance di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.