Laporan aktualisasi ini mengangkat isu belum efektifnya proses pembuatan Nota Dinas, Penyampaian Surat, dan Tanggapan Surat di Bagian Pengaduan Masyarakat. Permasalahan yang ditemukan adalah lamanya waktu penyusunan surat dan tingginya tingkat kesalahan pengetikan akibat proses manual. Sebagai solusi, penulis menerapkan teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk mengubah hasil pindai dokumen menjadi teks yang dapat diedit, serta fitur Mail Merge untuk mengotomatisasi pembuatan surat tanggapan kepada pengadu. Implementasi dilakukan melalui tahapan identifikasi kebutuhan, pemilihan perangkat lunak (Adobe Acrobat DC dan Microsoft Word), pembuatan template surat, uji coba perbandingan waktu dan tingkat kesalahan, hingga sosialisasi metode baru kepada rekan kerja. Hasil pengujian menunjukkan bahwa metode baru dapat memangkas waktu pengerjaan dari 8,5 menit per surat menjadi 3,4 menit per surat dan menurunkan tingkat kesalahan dari 28,5% menjadi 5,7%. Penerapan metode ini terbukti meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses administrasi surat-menyurat. Kegiatan ini juga mencerminkan penerapan nilai ASN BerAKHLAK (Kompeten, Akuntabel, Adaptif, dan Kolaboratif) dalam mendukung profesionalisme dan digitalisasi tata kelola administrasi di Sekretariat Jenderal DPR RI.