Aparatur Sipil Negara (ASN) memiliki peran strategis sebagai pelaksana kebijakan publik, pemberi layanan profesional, serta perekat persatuan dalam struktur pemerintahan. Dalam menjalankan peran tersebut, ASN dituntut untuk bekerja secara efektif, profesional, dan adaptif terhadap kebutuhan organisasi. Pada Bagian Sekretariat Badan Kerja Sama Parlemen (Set. BKSP) Setjen DPD RI, pelaksanaan dukungan teknis persidangan menjadi salah satu fungsi utama yang memerlukan ketelitian, ketepatan waktu, dan pemanfaatan teknologi informasi secara optimal. Hasil identifikasi penulis selama melaksanakan tugas sebagai pengelola persidangan menunjukkan bahwa penggunaan aplikasi persidangan, khususnya dalam proses pengunggahan bahan materi rapat, belum berjalan optimal. Permasalahan ini berdampak pada keterlambatan alur kerja serta kurang konsistennya kualitas dukungan persidangan.

Sebagai solusi, penulis mengusulkan inovasi berupa pembuatan alur kerja dalam bentuk infografis terkait prosedur pengunggahan bahan materi rapat. Infografis ini bertujuan meningkatkan pemahaman, konsistensi, dan efektivitas seluruh staf dalam memanfaatkan aplikasi persidangan. Upaya optimalisasi ini diharapkan dapat mendukung peningkatan kinerja Set. BKSP, memperlancar proses persidangan, serta mencerminkan penerapan nilai-nilai BerAKHLAK dan budaya kerja organisasi. Melalui implementasi gagasan ini, diharapkan tercipta tata kelola persidangan yang lebih terstandar, mudah dipahami, dan responsif terhadap kebutuhan lembaga.